Dans de nombreuses entreprises B2B, la gestion des e-mails et des relances reste une activité chronophage. Passer des heures à envoyer des messages manuellement ou à relancer des prospects dispersés réduit la capacité à se concentrer sur l’essentiel : convertir les leads et fidéliser les clients.
L’automatisation est devenue un levier stratégique pour gagner du temps, réduire les erreurs et garantir un suivi cohérent et précis. HubSpot CRM propose deux outils complémentaires pour gérer efficacement ces processus : les workflows et les séquences. Grâce à eux, il devient possible d’organiser l’envoi d’e-mails et les relances commerciales de façon structurée et adaptée au comportement de chaque prospect.
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Workflows et séquences : deux approches complémentaires sur HubSpot CRM
HubSpot distingue deux types d’automatisation, chacune adaptée à un objectif précis.
Les workflows sont conçus pour gérer les actions marketing à grande échelle. Ils permettent d’envoyer automatiquement des e-mails suite à une inscription, un téléchargement de contenu ou toute interaction spécifique sur votre site. Les workflows sont idéaux pour le nurturing de prospects, l’envoi d’e-mails de bienvenue, ou la diffusion de sondages et enquêtes.
Les séquences, quant à elles, ciblent davantage le suivi commercial. Elles automatisent les relances personnalisées, en conservant un ton humain et adapté à chaque contact. Chaque séquence peut inclure plusieurs e-mails envoyés à intervalles précis, garantissant un suivi régulier sans surcharge pour vos équipes.
En résumé : un workflow gère les e-mails marketing à grande échelle, tandis qu’une séquence pilote les relances commerciales personnalisées pour chaque prospect.
Créer des workflows pour automatiser vos e-mails
Que vous soyez une agence web, un éditeur de logiciel SaaS, un cabinet RH, une marque B2C… la mise en place de workflows sur HubSpot CRM est intuitive et permet de réagir automatiquement aux actions des prospects.
Imaginons qu’un lead télécharge un livre blanc sur votre site. Le workflow peut déclencher automatiquement :
- Un e-mail de remerciement immédiat
- Un message de suivi quelques jours plus tard pour proposer une démonstration ou un contenu complémentaire
- Une notification interne aux commerciaux si le message a été ouvert ou cliqué
Ces actions se déroulent sans intervention humaine, ce qui réduit les délais de suivi et élimine les oublis.
Workflow simple depuis l’outil d’e-mail marketing
Si vous disposez déjà d’un e-mail prêt à l’envoi, il est possible de l’automatiser via l’éditeur marketing :
- Accédez à « Marketing > E-mail » et sélectionnez « Créer un e-mail »
- Dans l’éditeur, cliquez sur « Automatiser » puis « Créer ce workflow »
- Définissez les critères d’inscription, par exemple : formulaire rempli, page visitée ou score de lead atteint
- Ajoutez les actions à réaliser : envoi d’e-mail, notification interne, ajout de délai
- Enregistrez et activez le workflow
Ces critères peuvent être combinés pour créer des scénarios complexes, garantissant que chaque lead reçoive le message adapté à son comportement et à son niveau d’engagement.
Workflow avancé depuis l’éditeur complet
Pour orchestrer des parcours plus sophistiqués, l’éditeur de workflows permet de créer plusieurs actions automatisées dans une séquence complète. Vous pouvez y inclure :
- Des e-mails personnalisés pour différents segments de contacts
- Des notifications internes aux commerciaux
- Des déclencheurs conditionnels selon le comportement du prospect
Cette approche offre une automatisation complète du parcours marketing, du premier contact à l’action commerciale.
Séquences : relancer vos prospects sans effort
Les séquences permettent de programmer des relances commerciales personnalisées et régulières.
Par exemple, après un échange lors d’un salon professionnel, une séquence peut envoyer automatiquement :
- Un e-mail de remerciement dès l’ajout dans le CRM
- Un second message avec un contenu utile, comme une étude de cas ou un guide
- Une relance douce pour proposer un rendez-vous ou une démonstration
Chaque message s’envoie selon un calendrier défini, assurant un suivi constant et personnalisé même pour un grand volume de leads.
La création d’une séquence se fait en quelques étapes :
- Connectez votre boîte e-mail au CRM
- Accédez à « Automatisation > Séquences »
- Créez une séquence à partir de zéro ou utilisez un modèle préconfiguré
- Configurez les délais entre chaque envoi
- Activez la séquence
Ce mécanisme garantit qu’aucun prospect ne soit oublié et que chaque interaction soit pertinente et professionnelle.
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Personnalisation automatique pour chaque contact
HubSpot CRM ne se limite pas à l’automatisation classique : il permet également de personnaliser chaque message grâce aux jetons CRM.
Par exemple, un e-mail peut automatiquement inclure :
- Le prénom du prospect
- Le contenu téléchargé ou consulté
- L’entreprise ou le secteur d’activité
Ainsi, chaque e-mail conserve un ton individuel tout en étant entièrement automatisé. Ce niveau de personnalisation contribue à maintenir l’attention et à renforcer l’engagement des prospects sur le long terme.
Avantages de l’automatisation des e-mails et relances
Gagner du temps et augmenter l’efficacité
L’automatisation réduit considérablement les tâches répétitives : envoi de mails de bienvenue, relances, notifications internes ou campagnes de nurturing. Les équipes peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée comme la création de contenu, l’analyse des performances et la gestion des opportunités commerciales.
Améliorer la relation client
Grâce à un suivi régulier et personnalisé, les prospects et clients se sentent accompagnés tout au long du parcours. Aucun contact n’est oublié et chaque interaction est adaptée au niveau d’engagement du prospect.
Optimiser les performances commerciales
Les campagnes automatisées permettent d’envoyer le bon message au bon moment, augmentant ainsi les chances de conversion. Les workflows et séquences peuvent être configurés pour accompagner un grand nombre de prospects sans surcharge pour vos équipes.
Suivi et analyse en continu
Les outils d’analyse intégrés à HubSpot permettent de suivre l’ouverture des e-mails, les clics et les réponses, offrant une visibilité complète sur l’efficacité des campagnes. Ces données permettent d’affiner les workflows et séquences pour optimiser les performances sur le long terme.
Déploiement et bonnes pratiques d’une campagne mailing avec HubSpot CRM
Pour mettre en place votre automatisation avec HubSpot CRM :
- Identifiez les types de messages : marketing ou relances commerciales
- Choisissez le Hub approprié : Marketing Hub pour les workflows, Sales Hub pour les séquences
- Créez un premier workflow simple : e-mail de bienvenue après une inscription
- Définissez les critères d’inscription pour automatiser le déclenchement
- Lancez une première séquence pour vos prospects récents
- Personnalisez chaque message avec les jetons CRM pour un suivi humain
- Analysez les résultats et ajustez vos scénarios progressivement
Même sans expertise technique, HubSpot CRM permet de créer une automatisation efficace et rapide à déployer.
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Foire aux questions sur HubSpot CRM et l’automatisation
1. HubSpot CRM permet-il vraiment d’automatiser les processus marketing et commerciaux ?
2. Quels types de tâches peut-on automatiser avec HubSpot CRM ?
3. L’automatisation est-elle possible dans la version gratuite de HubSpot CRM ?
4. Comment les workflows HubSpot s’appuient-ils sur le CRM ?
5. HubSpot CRM peut-il automatiser la qualification des leads ?
6. Est-il possible d’automatiser le passage du marketing aux ventes ?
7. Peut-on automatiser des scénarios de nurturing avec HubSpot CRM ?
8. HubSpot CRM est-il adapté pour construire une stratégie d’automatisation évolutive ?
Sarah Bouchaib, Je suis une passionnée de technologie et de culture geek. J’adore les jeux vidéo, les cryptomonnaies, les télécoms, et tout ce qui touche au numérique.
