Power BI peut désormais devenir le modèle de données central utilisé par plusieurs classeurs Excel, au lieu de laisser chaque fichier fonctionner avec son propre modèle PowerPivot. Les tableaux croisés dynamiques peuvent ainsi se connecter à une source unique, avec des données cohérentes, des actualisations automatisées et une gestion centralisée des accès. Pour les équipes qui manipulent beaucoup de rapports, le changement peut faire gagner un temps précieux.
PowerPivot devient vite compliqué avec plusieurs fichiers Excel
PowerPivot permet de créer des modèles de données avancés directement dans Excel. Le problème apparaît lorsque plusieurs classeurs utilisent chacun leur propre modèle.
Chaque fichier devient alors une version indépendante des données.
Et les écarts peuvent vite s’accumuler.
Une modification effectuée dans un classeur doit être reproduite dans les autres. Plus le nombre de rapports augmente, plus le risque d’erreur, de doublon ou d’incohérence devient important.
C’est particulièrement gênant lorsque plusieurs équipes travaillent sur les mêmes données commerciales, financières ou opérationnelles.
Power BI peut devenir la source unique des données
La solution consiste à importer le modèle PowerPivot dans Power BI Desktop, puis à le publier dans le service Power BI.
Les différents classeurs Excel peuvent ensuite se connecter directement à ce modèle centralisé.
Le principe est simple : un seul modèle de données alimente plusieurs rapports Excel.
Plus besoin de maintenir séparément plusieurs copies presque identiques.
Lorsqu’une donnée ou une structure évolue dans Power BI, les rapports connectés peuvent récupérer ces changements sans devoir reconstruire chaque modèle à la main.
Les tableaux croisés dynamiques restent dans Excel
Bonne nouvelle pour ceux qui préfèrent travailler dans Excel : il n’est pas nécessaire de changer complètement ses habitudes.
Les utilisateurs peuvent continuer à créer leurs tableaux croisés dynamiques dans Excel tout en s’appuyant sur les données hébergées dans Power BI.
Excel conserve aussi ses outils habituels, notamment la mise en forme conditionnelle, les présentations personnalisées et certaines fonctions comme XLOOKUP.
En clair, l’interface reste familière.
C’est surtout la gestion des données qui change en profondeur.
Les rapports peuvent profiter d’actualisations automatiques
Power BI apporte également la possibilité de programmer des actualisations régulières des données.
Les classeurs Excel connectés peuvent ainsi travailler avec des informations plus récentes sans nécessiter une mise à jour manuelle de chaque fichier.
C’est un vrai gain de temps lorsque les données changent souvent.
Des modifications apportées au modèle Power BI, comme l’ajout de nouveaux champs ou l’évolution d’un jeu de données, peuvent également être répercutées dans les rapports associés.
Power BI améliore aussi la gestion des accès
La centralisation ne sert pas seulement à simplifier les mises à jour.
Power BI prend notamment en charge la sécurité au niveau des lignes, qui permet de limiter les données visibles selon l’utilisateur ou son rôle.
Un même modèle peut donc alimenter plusieurs services sans forcément donner accès à toutes les informations à tout le monde.
Pour une entreprise, c’est un avantage important.
Les données restent centralisées, mais leur consultation peut être contrôlée plus finement.
Excel reste l’outil de travail, Power BI gère les données
L’intérêt de cette approche vient surtout de la répartition des rôles.
Power BI s’occupe du modèle de données, des actualisations et des autorisations, tandis qu’Excel reste l’outil utilisé pour créer et personnaliser les rapports.
Le duo devient alors beaucoup plus efficace.
Pour les équipes qui gèrent encore plusieurs modèles PowerPivot séparés, le bénéfice est immédiat : moins de fichiers à maintenir, moins d’erreurs et des données identiques dans tous les rapports.
Samuel Le Goff suit l’actualité des smartphones, des systèmes d’exploitation mobiles et de l’intelligence artificielle depuis plus de 14 ans. Il couvre notamment Samsung, Xiaomi, Apple, Android, iOS et les grandes tendances du numérique.
